1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov je:

2. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO)

V skladu s členom 37 GDPR smo imenovali pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov lahko kontaktirate pri vseh vprašanjih v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov in uveljavljanjem vaših pravic:

3. Osebni podatki, ki jih zbiramo

Glede na naravo vaše interakcije z nami in storitvami, ki jih koristite, lahko zbiramo naslednje kategorije osebnih podatkov:

3.1 Podatki, ki nam jih posredujete neposredno

• Identifikacijski podatki: ime, priimek, datum rojstva, spol, fotografija osebnega dokumenta, številka osebne izkaznice ali potnega lista.
• Kontaktni podatki: naslov stalnega ali začasnega bivališča, elektronski naslov, telefonska številka.
• Podatki o rezervaciji: datumi prihoda in odhoda, vrsta sobe, število gostov, posebne zahteve ali preference.
• Plačilni podatki: podatki o kreditni ali debetni kartici (obdelani prek varnih plačilnih sistemov), podatki o bančnem nakazilu, zgodovina transakcij.
• Podatki o lojalnostnem programu: članstvo, zbrane točke, ugodnosti, preference.
• Podatki o igranju v kasinu: registracijski podatki za kasinojski klub, zgodovina iger, vrednost stav in dobitkov, podatki o odgovornem igranju in samoomejitvi.
• Podatki za preverjanje starosti in identitete: obvezna preverjanja v skladu z Zakonom o igrah na srečo in predpisi o preprečevanju pranja denarja.
• Komunikacijski podatki: vsebina vaših sporočil, pritožb, povratnih informacij in zahtev, ki nam jih pošljete.
• Zdravstveni in prehranski podatki (le z vašo privolitvijo): alergije ali prehranske preference za namene ponudbe storitev.

3.2 Podatki, ki jih zbiramo samodejno

• Tehnični podatki: IP-naslov, vrsta in različica brskalnika, vrsta naprave, operacijski sistem, ločljivost zaslona.
• Podatki o uporabi spletnega mesta: obiskane strani, čas obiska, kliki, iskalni nizi, izvorna stran (referral URL).
• Podatki iz piškotkov in sledilnih tehnologij: podatki, zbrani prek piškotkov, spletnih svetilnikov in podobnih tehnologij (podrobnosti v naši Politiki piškotkov).

3.3 Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

• Podatki potovalnih agencij in spletnih rezervacijskih platform: rezervacijski podatki, ki nam jih posredujejo partnerji.
• Podatki kreditnih referenčnih agencij: podatki za preverjanje kreditne sposobnosti pri določenih rezervacijah.
• Podatki organov kazenskega pregona in regulativnih organov: v obsegu, ki ga zahteva zakon.
• Podatki iz javno dostopnih virov: podatki iz javnih registrov, v obsegu, ki je relevanten za naše storitve.

3.4 Posebne kategorije osebnih podatkov

V določenih primerih lahko obdelujemo posebne kategorije osebnih podatkov v smislu člena 9 GDPR, kot so podatki o zdravstvenem stanju (npr. pri zahtevah za dostopnost za gibalno ovirane osebe) ali podatki o prehranskih omejitvah, ki lahko razkrivajo versko prepričanje. Tovrstne podatke obdelujemo zgolj na podlagi vaše izrecne privolitve ali kadar je to nujno potrebno za opravljanje naših storitev, ter jih varujemo z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi.

4. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga v skladu s členom 6 GDPR. Spodaj navajamo pravne podlage, ki jih uporabljamo:

4.1 Izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR)

Obdelava je potrebna za izpolnitev pogodbe, katere stranka ste, ali za izvajanje ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. To vključuje:

• obdelavo vaše rezervacije hotelske sobe ali mize v restavraciji;
• upravljanje vašega bivanja in s tem povezanih storitev;
• obdelavo plačil za storitve;
• upravljanje vašega kasinojskega računa in zagotavljanje kasinojskih storitev;
• odgovarjanje na vaše poizvedbe v zvezi s storitvami pred sklenitvijo pogodbe.

4.2 Izpolnjevanje pravnih obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR)

Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za upravljavca. To vključuje:

• preverjanje identitete in starosti gostov v skladu z Zakonom o igrah na srečo (ZIS);
• izpolnjevanje obveznosti iz Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2);
• hrambo računovodskih in davčnih dokumentov v skladu z Zakonom o davčnem postopku (ZDavP-2);
• sporočanje podatkov organom kazenskega pregona ali nadzornim organom, kadar to zahteva zakon;
• izpolnjevanje obveznosti iz delovnopravne zakonodaje.

4.3 Zakoniti interesi (člen 6(1)(f) GDPR)

Obdelava je potrebna za namene zakonitih interesov, ki jih zasledujemo mi ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo vaši interesi ali temeljne pravice in svoboščine. To vključuje:

• zagotavljanje varnosti naših prostorov in premoženja z videonadzorom;
• odkrivanje in preprečevanje goljufij ter nezakonitih dejavnosti;
• izboljšanje naših storitev in spletnega mesta z analizo uporabe;
• upravljanje in zaščito naših informacijskih sistemov;
• pošiljanje neposrednih tržnih sporočil obstoječim strankam o podobnih storitvah (z možnostjo odjave);
• uveljavljanje, obrambo ali uresničevanje pravnih zahtevkov;
• interno poročanje in upravljanje poslovnih dejavnosti.

4.4 Privolitev (člen 6(1)(a) GDPR)

Kadar smo za določeno obdelavo pridobili vašo privolitev, jo obdelujemo na tej podlagi. To vključuje:

• pošiljanje trženjskih sporočil in novic o posebnih ponudbah, promocijah in dogodkih;
• obdelavo posebnih kategorij osebnih podatkov (npr. podatkov o zdravstvenem stanju za posebne zahteve);
• namestitev nebistvenih piškotkov in sledilnih tehnologij;
• personalizacijo vaše izkušnje na podlagi vaših preferenc.

Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete brez negativnih posledic. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki je potekala na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

4.5 Varstvo življenjskih interesov (člen 6(1)(d) GDPR)

V nujnih primerih, ko je ogroženo vaše življenje ali življenje druge osebe, lahko obdelujemo vaše osebne podatke za zaščito teh življenjskih interesov.

4.6 Izvajanje nalog v javnem interesu (člen 6(1)(e) GDPR)

Kadar je to potrebno za izpolnjevanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, lahko obdelujemo podatke na tej pravni podlagi.

5. Namen in obseg obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

5.1 Hotelske storitve

• Upravljanje rezervacij sob, check-in in check-out postopkov.
• Zagotavljanje namestitvenih in gostinskih storitev.
• Upravljanje posebnih zahtev in preferenc gostov.
• Obdelava plačil in izdajanje računov.
• Komunikacija z gosti pred, med in po bivanju.
• Upravljanje lojalnostnega programa in nagrajevanje zvestih gostov.

5.2 Kasinojske storitve

• Registracija in upravljanje kasinojskega računa.
• Preverjanje identitete in starosti (najmanj 18 let) v skladu z zakonskimi zahtevami.
• Zagotavljanje iger na srečo in vodenje evidenc v skladu z Zakonom o igrah na srečo.
• Izvajanje ukrepov odgovornega igranja, vključno s samoomejitvenimi mehanizmi.
• Preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma.
• Poročanje regulativnim organom (npr. Agenciji za javni nadzor nad revidiranjem).

5.3 Trženje in komunikacija

• Pošiljanje informacij o naših storitvah, posebnih ponudbah in promocijah (z vašo privolitvijo ali na podlagi zakonitega interesa).
• Personalizacija trženjskih sporočil glede na vaše preference.
• Izvajanje anket o zadovoljstvu gostov.
• Upravljanje vaše komunikacije z nami prek različnih kanalov.

5.4 Varnost in preprečevanje goljufij

• Zagotavljanje varnosti prostorov z videonadzorom.
• Odkrivanje in preprečevanje goljufij, tatvin in nedovoljenega dostopa.
• Zaščita premoženja, zaposlenih in gostov.
• Uveljavljanje prepovedi vstopa.

5.5 Pravne in regulativne obveznosti

• Izpolnjevanje zakonskih zahtev glede hrambe podatkov.
• Odgovarjanje na zahteve sodišč in organov kazenskega pregona.
• Obravnava pritožb in pravnih zahtevkov.
• Zagotavljanje skladnosti z veljavno zakonodajo.

5.6 Izboljšanje storitev in analitika

• Analiza uporabe spletnega mesta za izboljšanje funkcionalnosti in vsebine.
• Interno poročanje in poslovne analize.
• Razvoj novih storitev in produktov.
• Usposabljanje osebja in zagotavljanje kakovosti storitev.

6. Deljenje in razkrivanje osebnih podatkov

Vaših osebnih podatkov ne prodajamo, ne oddajamo v najem niti ne trgujemo z njimi. Vaše osebne podatke pa lahko delimo z naslednjimi kategorijami prejemnikov:

6.1 Obdelovalci podatkov po naročilu

S ponudniki storitev, ki obdelujejo osebne podatke v našem imenu in po naših navodilih na podlagi pogodbe o obdelavi podatkov v skladu s členom 28 GDPR. To vključuje:

• ponudnike plačilnih storitev in procesorje plačil;
• ponudnike sistemov za upravljanje hotelov (PMS);
• ponudnike e-poštnih trženjskih storitev;
• ponudnike gostovanja in oblačnih storitev;
• ponudnike analitičnih orodij;
• ponudnike sistemov za rezervacije;
• ponudnike varnostnih sistemov in videonadezora.

6.2 Neodvisni upravljavci podatkov

Z naslednjimi tretjimi stranmi, ki samostojno upravljajo vaše osebne podatke:

• Potovalne agencije in spletne rezervacijske platforme: v obsegu, ki je potreben za upravljanje rezervacije.
• Zavarovalnice: v primeru zahtevkov ali spornih situacij.
• Revizorji in svetovalci: za namene revizije in pravnega svetovanja.

6.3 Regulativni organi in organi kazenskega pregona

Vaše osebne podatke razkrijemo, kadar je to zahtevano z zakonom ali na podlagi zakonite zahteve pristojnih organov, vključno z:

• Agencijo za preprečevanje pranja denarja;
• Inšpektoratom RS za igre na srečo;
• Policijo in organi kazenskega pregona;
• Davčnimi organi;
• Informacijskim pooblaščencem RS;
• Drugimi pristojnimi državnimi organi.

6.4 Prenosi v tretje države

Kadar so naši dobavitelji storitev locirani zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP), zagotovimo ustrezne zaščitne ukrepe v skladu s poglavjem V GDPR, vključno z:

• standardnimi pogodbenimi klavzulami, ki jih je sprejela Evropska komisija;
• sklepi o ustreznosti za določene tretje države;
• zavezujočimi poslovnimi pravili (BCR) za prenose znotraj skupin podjetij.

Za podrobnejše informacije o prenosih v tretje države in uveljavljenih zaščitnih ukrepih se obrnite na naše pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

7. Hramba osebnih podatkov

Vaše osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namenov, za katere so bili zbrani, ali toliko časa, kolikor zahteva veljavna zakonodaja. Spodnja tabela prikazuje okvirne roke hrambe za posamezne kategorije podatkov:

Po preteku roka hrambe bodo vaši osebni podatki varno izbrisani ali anonimizirani, razen kadar daljša hramba ni zahtevana ali dovoljena z zakonom.

8. Vaše pravice v zvezi z osebnimi podatki

V skladu z GDPR imate naslednje pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki. Za uveljavljanje katere koli od spodaj navedenih pravic nas kontaktirajte na privacy@xenaliagrandlodge.com.

8.1 Pravica do dostopa (člen 15 GDPR)

Imate pravico pridobiti potrditev o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke, in kadar je to res, dostop do teh podatkov ter naslednje informacije: namen obdelave, kategorije podatkov, prejemnike ali kategorije prejemnikov, predvideni rok hrambe, obstoj pravic do popravka, izbrisa, omejitve obdelave in ugovora, pravico do vložitve pritožbe, izvor podatkov, kadar niso bili zbrani neposredno od vas, ter informacije o morebitnem avtomatiziranem odločanju.

8.2 Pravica do popravka (člen 16 GDPR)

Imate pravico zahtevati popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas, brez nepotrebnega odlašanja.

8.3 Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«) (člen 17 GDPR)

Imate pravico zahtevati izbris vaših osebnih podatkov, kadar:

• osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani;
• prekličete privolitev in ne obstaja druga pravna podlaga za obdelavo;
• uspešno ugovarjate obdelavi v skladu s členom 21 GDPR;
• osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
• osebne podatke je treba izbrisati zaradi izpolnitve pravne obveznosti.

Ta pravica ne velja, kadar je obdelava potrebna za izpolnjevanje pravnih obveznosti, za namene javnega interesa ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

8.4 Pravica do omejitve obdelave (člen 18 GDPR)

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov v naslednjih primerih:

• izpodbijate točnost podatkov (za obdobje, ki nam omogoča preverjanje točnosti);
• obdelava je nezakonita in nasprotujete izbrisu ter zahtevate omejitev namesto izbrisa;
• podatkov ne potrebujemo več, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• ste vložili ugovor obdelavi na podlagi zakonitega interesa in čakate na preverjanje, ali naši zakoniti interesi prevladajo nad vašimi.

8.5 Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 GDPR)

Kadar je obdelava vaših podatkov avtomatizirana in temelji na vaši privolitvi ali pogodbi, imate pravico prejeti osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Prav tako imate pravico, da te podatke neposredno prenesete drugemu upravljavcu, kjer je to tehnično izvedljivo.

8.6 Pravica do ugovora (člen 21 GDPR)

Imate pravico kadar koli ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki temelji na zakonitih interesih ali javnem interesu, vključno z oblikovanjem profilov na teh pravnih podlagah. V primeru ugovora bomo prenehali z obdelavo, razen če ne dokažemo nujnih zakonitih razlogov za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali da je obdelava potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Kadar obdelujemo vaše podatke za namen neposrednega trženja, imate pravico do ugovora brez navedbe razlogov, obdelava za ta namen pa bo takoj prenehala.

8.7 Pravica do preklica privolitve

Kadar je obdelava vaših osebnih podatkov utemeljena na vaši privolitvi, jo imate pravico kadar koli preklicati, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Privolitev lahko prekličete z:

• pošiljanjem sporočila na privacy@xenaliagrandlodge.com;
• klikom na povezavo za odjavo v vsakem trženjskem e-poštnem sporočilu;
• upravljanjem nastavitev piškotkov prek orodja za upravljanje soglasij na našem spletnem mestu.

8.8 Pravice v zvezi z avtomatiziranim odločanjem in profiliranjem (člen 22 GDPR)

Imate pravico, da za vas ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno s profiliranjem, in ki ima pravne učinke ali ki vas na podoben način bistveno prizadene, razen v primerih, ki jih dovoljuje zakonodaja.

8.9 Pravica do vložitve pritožbe

Imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, zlasti v državi članici EU, v kateri je vaše običajno prebivališče, kraj dela ali kraj domnevne kršitve. V Republiki Sloveniji je nadzorni organ:

Preden vložite pritožbo pri nadzornem organu, vas vljudno prosimo, da nas kontaktirate, saj si bomo prizadevali razrešiti vsako vašo skrb neposredno in v najkrajšem možnem času.

8.10 Postopek uveljavljanja pravic

Na vašo zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v roku enega (1) meseca od prejema zahteve. Ta rok se lahko v primeru kompleksnih ali številnih zahtev podaljša za največ dva (2) dodatna meseca, o čemer vas bomo obvestili v roku enega meseca od prejema zahteve, skupaj z razlogi za zamudo.

Uveljavljanje pravic je brezplačno. Kadar so zahteve očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, si pridržujemo pravico do zaračunanja razumne pristojbine ali zavrnitve zahteve.

Za namene identifikacije vas bomo morda zaprosili za predložitev dokazila o identiteti, da zagotovimo, da podatke ne razkrijemo nepooblaščenim osebam.

9. Piškotki in sledilne tehnologije

Naše spletno mesto xenaliagrandlodge.com uporablja piškotke in podobne sledilne tehnologije za zagotavljanje funkcionalnosti, analizo uporabe in personalizacijo vsebine. Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletno mesto shrani v vašo napravo.

Uporabljamo naslednje vrste piškotkov:

• Nujno potrebni piškotki: zagotavljajo osnovno delovanje spletnega mesta in ne zahtevajo vaše privolitve.
• Funkcionalni piškotki: shranjujejo vaše preference (npr. jezik, valuto) za izboljšanje izkušnje.
• Analitični piškotki: zbirajo anonimne podatke o uporabi spletnega mesta za izboljšanje vsebine in funkcionalnosti.
• Trženjski piškotki: omogočajo prikazovanje personaliziranih oglasov in sledenje učinkovitosti trženjskih kampanj.

Ob prvem obisku našega spletnega mesta vas prosimo za privolitev za nebistvene piškotke. Nastavitve piškotkov lahko kadar koli spremenite prek orodja za upravljanje soglasij, dostopnega na dnu vsake strani. Za podrobnejše informacije o piškotkih, ki jih uporabljamo, in njihovem trajanju si oglejte naše ločeno obvestilo o piškotkih.

10. Varnost osebnih podatkov

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, uničenjem, razkritjem ali spremembo v skladu s členom 32 GDPR. Ti ukrepi vključujejo:

• šifriranje podatkov med prenosom (SSL/TLS) in shranjevanjem;
• nadzor dostopa in avtentikacijo z večfaktorskim preverjanjem;
• redne varnostne preglede in teste penetracije;
• usposabljanje zaposlenih o varstvu podatkov in varnostnih postopkih;
• postopke za odzivanje na kršitve varnosti podatkov;
• fizične varnostne ukrepe v naših prostorih;
• redno varnostno kopiranje podatkov.

Kljub vsem ukrepom nobena metoda prenosa podatkov prek interneta ali elektronskega shranjevanja ni 100-odstotno varna. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov, ki bi lahko ogrozila vaše pravice in svoboščine, vas bomo obvestili v skladu z zahtevami GDPR (člen 34).

11. Varstvo zasebnosti otrok

Naše storitve niso namenjene osebam, mlajšim od 16 let. Zavestno ne zbiramo osebnih podatkov od otrok, mlajših od 16 let, brez preverjene privolitve staršev ali skrbnikov. Kasinojske storitve so dostopne izključno polnoletnim osebam (starejšim od 18 let). Kadar ugotovimo, da smo pomotoma zbrali osebne podatke otroka, bomo te podatke takoj izbrisali. Starše in skrbnike prosimo, da nas obvestijo, če sumijo, da je njihov otrok posredoval osebne podatke brez njihove vednosti.

12. Spremembe politike zasebnosti

To politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, da odraža spremembe v naši obdelavi podatkov, zakonodajnih zahtevah ali poslovnih praksah. O vseh bistvenih spremembah vas bomo obvestili z objavo posodobljene politike na našem spletnem mestu ter z navedbo datuma zadnje posodobitve na vrhu tega dokumenta.

Priporočamo, da redno preverjate to politiko zasebnosti, da boste vedno obveščeni o tem, kako varujemo vaše osebne podatke. V primeru bistvenih sprememb, ki vplivajo na vaše pravice, vam bomo poslali obvestilo neposredno (npr. prek e-pošte), kadar je to primerno.

13. Kontaktni podatki

Za vsa vprašanja, komentarje ali zahteve v zvezi s to politiko zasebnosti ali obdelavo vaših osebnih podatkov se obrnite na nas:

Prizadevali si bomo odgovoriti na vašo zahtevo v roku 30 dni od njenega prejema. Kadar vaše zahteve ne moremo izpolniti v tem roku, vas bomo obvestili o razlogih za zamudo in predvidenem roku za odgovor.

Ta politika zasebnosti je bila nazadnje posodobljena 1. junija 2025 in je v skladu z veljavnimi zahtevami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) ter slovensko zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, vključno z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).